Milloin kirjanpito juhannuskokkoon?

Kevään kiireiden helpotettua totesin, että nyt on aika tehdä toimistolle lisää tilaa. Toisin sanoen arkistoimme asiakkaiden kirjanpitoaineistoja mapeista arkistolaatikoihin ja luovutamme asiakkaille säilytettäväksi. Aineiston luovutuksen yhteydessä muistutamme, että aineistoa ei saa heti heittää saunan pesään vaan paperit tulee säilyttää. Yrityksen johto on aina vastuussa kirjanpitoaineistonsa säilyttämisestä, joten omat velvoitteet täytyy tuntea.

Kuinka kauan kirjanpitoaineistoa pitää säilyttää?

  • Tositteet, hallituksen ja yhtiökokouksen pöytäkirjat sekä veroilmoitukset 6 vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi on päättynyt
  • Kirjanpitokirjat (mm. päivä- ja pääkirja, tasekirja, tase-erittelyt) ja tililuettelo 10 vuotta tilikauden päättymisestä
  • Palkkakirjanpito 10 vuotta

Kirjanpitoaineiston säilyttäminen on lakisääteistä.

Säilytysajat eivät ole kirjanpitäjien keksimä kiusa, vaan kirjanpitoaineiston säilyttämisestä säädetään kirjanpitolaissa ja palkka-aineiston säilytysaika on määrätty ennakkoperintälaissa. Muuhun lainsäädäntöön, kuten työttömyysturva- ja työsopimuslakiin, saattaa sisältyä aineiston säilytysaikaa pidempiä tiedonantovelvollisuuksia. Tästä syystä palkkakirjanpitoa suositellaan yleisesti säilytettävän vähimmäisaikaa kauemmin. Ja laissa määritellyt ajathan ovat vähimmäisaikoja, varaston nurkan mappirivistöä saa toki varjella pidempäänkin.

Kirjanpidon voi säilyttää joko paperilla tai sähköisesti. Ainoastaan tasekirjan on oltava paperinen. Sähköisesti säilytettäessä täytyy huolehtia siitä, että aineisto on tallennettu kahdelle eri tietovälineelle (esim. cd-levy ja siitä tehty kopio). Sähköisen tallentamisen täytyy kestää aikaa, 10 vuotta on pitkä aika! Tallenteen toimivuus tulisikin kokeilla aika ajoin.

Kirjanpidon tuhoamisen hoitaa kukin tyylillään.

Kirjanpitoaineistoa hävittäessäsi tarkista, ettei hävitettävän aineiston joukossa ole sellaista mikä tulee lain mukaan vielä säilyttää. Me laadimme aineistoa luovuttaessamme kirjallisen dokumentin, josta asiakkaan on helppo tarkistaa vaaditut säilytysajat. Aineistot voi vaikkapa polttaa juhannuskokossa tai käyttää arkistontuhouspalvelua, jolloin aineistot hävitetään tietoturvallisesti. Tyyli on vapaa, kunhan säilytysajoista on pidetty kiinni.

 

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

Website Protected by Spam Master